1. Об обязательном экземпляре документов: федер.закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ  с изменениями и дополнениями от   08.06.2020 N 166-ФЗ.

2. О бухгалтерском учете: федер. закон: [принят Гос. Думой 6 декабря 2011 г., № 402-ФЗ : в ред. от 26.07.2019 N 247-ФЗ];

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон: [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г., № 149-ФЗ :  в ред. от 03.04.2020 N 105-ФЗ;

4. Об электронной подписи:  федер. закон: [принят Гос. Думой 25 марта   2011 г., № 63-ФЗ : по состоянию на 08.06.2020 N 181-ФЗ];

5.Управление документами. Общие требования: ГОСТ Р 15489-1—2007: Национальный стандарт Российской федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу:[утв. Приказом Ростехрегулирования  от 12.03.2007 г. № 28-ст]. введён  с 10. 17. 2007г.

6.  Приказ Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р 7.0.8-2013.  Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введён с 01.01.2017г. 

1 ВОПРОС Первичное наблюдение – первый этап хозяйственного учета. По результатам первичного наблюдения составляется документ, который отражает сущность наблюдаемого факта.

Докуме́нт (от лат. documentum —«образец, свидетельство, доказательство».

Определение документа приведено в законе  N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"[1].

 Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Реквизит – это отдельная часть документа, представляющая собой единицу информации.

Федеральный закон  №402 – ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяет следующее:

1) В ст. 9 «Первичные учетные документы» отражается, что  каждый факт хозяйственной жизни в момент совершения подлежит оформлению первичным учетным документом, а если это не возможно - непосредственно после его окончания.

2) В ст. 9 выделены обязательные реквизиты первичных документов:

- наименование;

- дата составления;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности  и подписи с расшифровкой лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

3) п.1 ст. 7 закона «Организация ведения бухгалтерского учета», хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта либо индивидуальными предпринимателями или лицами, занимающимися частной практикой.

4) впервые в законе установлено утверждение формы первичных учетных документов руководителем экономического субъекта, а  для организаций государственного сектора - в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации

5) п.5 ст. 9 закона №402 гласит, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Таким образом, в законе № 402 содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Применение технологий электронного документооборота можно отнести к важным управленческим нововведениям, вызывающим качественные изменения во всех областях управления современным предприятием.

Электронный документооборот  — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, созданный, корректируемый и хранящийся в  компьютере.

Сферу электронного документооборота регулируют следующие  основные нормативные правовые акты: [3,4,5]

Ст. 5 Закона № 63-ФЗ в настоящее время устанавливает три вида электронной подписи [4]:

1) простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;

2) неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например, при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания.

Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12). При этом первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицирован­ной) [4];

3) квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, к такому документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное  [4].

 При этом неквалифицированная электронная и простая подписи могут применяться между сторонами по соглашению [8].

Пункт 7 статьи 9 закона № 402 гласит, что в первичном учетном документе допускаются исправления, при условии наличия даты исправления, подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.

Согласно статье 10  закона «О бухгалтерском учёте» № 402 регистры  бухгалтерского учета  предназначены для своевременной регистрации и накоплению данных, содержащихся в первичных учетных документах.

Формы регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью,  утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Статья 29 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет порядок хранения документов бухгалтерского учета.

Анна Данилова, ведущий эксперт отдела архивной обработки  группы компаний «Делис Архив» отмечает, что бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации.

Поэтому архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров и экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений [7].

П.4.  ст.29: при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.